Pour un paiement fournisseur international, un prestataire peut vérifier l’entreprise payeuse, son représentant, ses bénéficiaires effectifs et l’objet du paiement. Ces vérifications KYC et KYB servent à établir qui paie, pour quelle activité et avec quels justificatifs, selon le dossier, l’approche fondée sur les risques et les règles applicables.

Points essentiels

• Le KYC vérifie l’identité d’une personne ; le KYB vérifie l’existence, l’activité et la structure d’une entreprise.
• Les pièces d’entreprise, celles du représentant, les informations sur les bénéficiaires effectifs et le justificatif commercial répondent à des questions différentes.
• Une mise en attente pour conformité peut nécessiter une clarification ; elle ne signifie pas automatiquement un refus.
• Un dossier cohérent réduit les incohérences documentaires, sans garantir le délai d’exécution, l’acceptation ou l’issue d’un contrôle.

1. Que signifient KYC et KYB dans un paiement fournisseur international ?

Le KYC est la vérification de l’identité d’un client ou d’une personne ; le KYB est la vérification d’une entreprise, de son existence, de son activité et de sa structure de propriété ou de contrôle. Dans un paiement à un fournisseur étranger, ces termes de conformité ne désignent ni une taxe ni une formalité douanière. La Recommandation 10 du GAFI, dans sa version consolidée de février 2025, prévoit l’identification du client, la vérification de son identité avec des sources fiables et indépendantes, ainsi que l’identification du bénéficiaire effectif. Les standards du GAFI constituent un cadre international : ils ne créent pas une liste légale identique dans tous les pays. Chez BankiPay, notre examen porte donc sur les informations nécessaires au dossier présenté.

2. Pourquoi un prestataire de paiement demande-t-il les documents de votre entreprise ?

Un prestataire de paiement demande des documents d’entreprise pour comprendre qui est le client, quelle activité il exerce, qui peut le représenter et si le paiement fournisseur est cohérent avec les informations disponibles. Les documents d’existence de l’entreprise répondent à une question différente de la facture : les premiers établissent l’identité légale et le pouvoir d’agir ; la seconde éclaire l’objet commercial du paiement. La Recommandation 10 du GAFI, mise à jour en février 2025, prévoit aussi de comprendre l’objet et la nature envisagée de la relation d’affaires, puis d’examiner si les opérations correspondent à la connaissance du client et de son activité. Chez BankiPay, notre équipe conformité peut demander une clarification lorsque les pièces ne permettent pas d’établir ce lien. Des documents cohérents peuvent faciliter l’examen, sans garantir l’exécution ni l’absence de demande complémentaire.

3. Quels documents d’entreprise peuvent être demandés pour un KYB ?

Un dossier KYB peut comprendre, à titre indicatif, un document d’immatriculation, des statuts ou un document constitutif, un justificatif d’adresse, des informations sur l’activité et l’identité du représentant autorisé. La liste exacte dépend de la juridiction de l’entreprise, du prestataire et des caractéristiques du paiement international ; elle ne doit donc pas être présentée comme exhaustive. Pour préparer un dossier d’entreprise plus lisible, il est utile de distinguer quatre catégories : l’identité légale, avec la dénomination et le numéro d’immatriculation ; l’adresse déclarée ; l’activité commerciale ; et le pouvoir de signer ou d’agir pour l’entreprise. Les Recommandations du GAFI de février 2025 demandent une identification fondée sur des documents, données ou informations fiables et indépendants. Dans nos parcours de conformité, BankiPay examine ces éléments au regard du dossier transmis.

4. Qui est le bénéficiaire effectif d’une entreprise ?

Un bénéficiaire effectif est une personne physique qui détient ou contrôle en dernier ressort une entreprise, directement ou indirectement. Cette personne n’est pas nécessairement le dirigeant inscrit, l’actionnaire apparent ou le mandataire qui transmet les documents : ces fonctions peuvent se cumuler, mais elles peuvent aussi appartenir à des personnes différentes. La Recommandation 10 du GAFI, version de février 2025, demande aux institutions financières d’identifier le bénéficiaire effectif et de prendre des mesures raisonnables pour vérifier son identité ; pour une personne morale, cela implique de comprendre sa structure de propriété et de contrôle. La guidance du GAFI publiée le 10 mars 2023 rappelle l’objectif d’informations adéquates, exactes et à jour sur les personnes qui détiennent ou contrôlent réellement une société. Aucun seuil de détention ne doit être présenté comme universel : les pays déterminent leur approche selon leurs risques et leur cadre juridique. Chez BankiPay, nous distinguons donc propriété légale, mandat et contrôle réel.

5. Quels documents peuvent être demandés sur les bénéficiaires effectifs et les représentants ?

Pour les bénéficiaires effectifs et les représentants, un prestataire peut demander une pièce d’identité, un élément établissant la détention ou le contrôle, ainsi qu’une preuve du pouvoir d’agir au nom de l’entreprise. Lorsque plusieurs associés détiennent la société, ou lorsqu’une entreprise est détenue par une autre entreprise, le dossier peut nécessiter de remonter la chaîne de propriété jusqu’aux personnes physiques qui exercent le contrôle final. Cette recherche ne revient pas à appliquer automatiquement la même règle dans toutes les juridictions : le GAFI indique, dans ses standards de février 2025 et sa guidance de mars 2023, que les mesures et les mécanismes nationaux doivent être adaptés au cadre applicable. Les pièces acceptées, leur période de validité et leur mode de transmission dépendent du dossier et du prestataire. Dans notre processus, BankiPay peut demander des informations complémentaires si la chaîne de propriété ou le pouvoir de signature reste incomplet.

6. Pourquoi la facture et l’objet du paiement font-ils partie de la vérification ?

Une facture proforma, une facture commerciale ou un contrat aide à relier le montant du paiement, le fournisseur bénéficiaire, la marchandise ou le service acheté et l’activité de l’entreprise payeuse. Ce justificatif commercial complète le KYB et le KYC, mais ne les remplace pas : une facture ne prouve pas à elle seule l’existence de l’entreprise ni le pouvoir du signataire, de même qu’un document d’immatriculation n’explique pas seul l’objet d’un paiement fournisseur. La Recommandation 10 du GAFI, dans sa version de février 2025, prévoit de comprendre l’objet et la nature de la relation d’affaires et de vérifier la cohérence des opérations avec le profil connu du client. Selon le pays émetteur et l’opération d’importation, des documents additionnels peuvent relever de l’autorité de change, des douanes ou de la banque domiciliataire compétente. BankiPay ne remplace pas ces formalités. Pour organiser les pièces commerciales, notre article sur le dossier d’importation cohérent apporte un repère complémentaire.

7. Que signifie un paiement mis en attente pour vérification ?

Un paiement mis en attente pour vérification signifie qu’une information ou une pièce complémentaire est nécessaire avant la poursuite du traitement. Cette situation ne permet pas, à elle seule, de conclure à un refus ni d’identifier une anomalie précise. Une demande peut notamment concerner une pièce illisible ou expirée, une différence entre les noms figurant sur les documents, un pouvoir de signature non établi, une chaîne de propriété incomplète ou un justificatif commercial à clarifier. L’approche fondée sur les risques, exposée dans les Recommandations du GAFI de février 2025, conduit les institutions à adapter l’étendue de leurs vérifications aux risques identifiés. Chez BankiPay, notre équipe conformité traite les éléments utiles au dossier sans exposer de critères internes de détection ni de mécanismes permettant de contourner un contrôle. Aucun dossier ne permet de garantir le délai ou l’issue de cette vérification.

8. Comment préparer un dossier de paiement plus cohérent ?

Pour préparer un dossier de paiement international plus cohérent, regroupez avant l’initiation les informations exactes sur l’entreprise, le signataire, les bénéficiaires effectifs, le fournisseur et la facture. Vérifiez que la dénomination sociale et les noms des personnes sont cohérents d’une pièce à l’autre, que les documents sont lisibles et à jour, que le lien entre la facture et le montant payé est clair, et que les coordonnées du fournisseur ont été vérifiées par un canal fiable. Cette préparation réduit les incohérences documentaires ; elle ne garantit ni un délai d’exécution, ni l’acceptation d’un paiement, ni l’issue d’un contrôle de conformité. Pour les obligations propres à une opération d’importation, référez-vous à votre banque domiciliataire et à l’autorité compétente de votre pays. Avant d’ouvrir un compte, nous vous invitons à vérifier si votre pays est couvert, puis à préparer votre ouverture de compte BankiPay.

En résumé

• Le KYC vérifie l’identité d’une personne ; le KYB vérifie l’existence, l’activité et la structure d’une entreprise.
• Les pièces d’entreprise, celles du représentant, les informations sur les bénéficiaires effectifs et le justificatif commercial répondent à des questions différentes.
• Une mise en attente pour conformité peut nécessiter une clarification ; elle ne signifie pas automatiquement un refus.
• Un dossier cohérent réduit les incohérences documentaires, sans garantir le délai d’exécution, l’acceptation ou l’issue d’un contrôle.